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Cuando escribimos documentos puede que agreguemos letras de más u omitamos algunos signos de puntuación. Son errores comunes, que incluso leyendo dos veces o más puede que no notemos, pero no se preocupe, porque el sistema de Microsoft le ofrece ayuda. Todo lo que debe hacer es aprender a corregir ortografía en Word.
Debe saber que todo el universo de herramientas ofimáticas de Microsoft está programado para saber cómo corregir ortografía. En Word, las herramientas están más desarrolladas, pues al ser un programa cuya función principal es escribir documentos, la posibilidad de corregir errores de escritura es aún más relevante.
“Todos los programas de Microsoft Office pueden revisar la ortografía y la mayoría puede revisar la gramática. Word marca los posibles errores ortográficos con una línea ondulada de color rojo y los posibles errores gramaticales se marcan con una línea ondulada de color verde”, detalla Microsoft en su página web.
Saber cómo habilitar estas herramientas es muy útil y sencillo. Lo primero que debe hacer es activar la opción de ‘Revisión de Ortografía Automática’ siguiendo estos pasos:
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1. Abra Microsoft Word y el documento en el que desea trabajar.
2. Vaya a la pestaña revisar ubicada en la parte superior de la ventana de Word.
3. Le aparecerá una lista de opciones. Usted debe activar una casilla llamada revisar ortografía mientras escribe.
Una vez active esta opción, entonces empezará a recibir recomendaciones y señales para corregir, agregar o eliminar palabras, pero debe saber que esto no es suficiente. Hay otras variables que debe considerar y consejos que debe seguir para saber cómo corregir ortografía en Word.
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Idioma
A veces puede que todo lo que escriba en Word esté correcto, pero si el idioma está mal configurado, entonces todo el texto va a terminar resaltado. Para asegurarse de que esto no pase, cambie el idioma del documento en la parte inferior de la pestaña de Word.
Tenga en cuenta que puede haber varios idiomas en un mismo documento. Para esto solo debe señalar las frases en un idioma diferente y cambiar la configuración. Esta solo se aplicará en lo que usted señale.
Agregue palabras al diccionario personal
Si Word marca alguna palabra que usa con frecuencia como incorrecta, pero usted está completamente seguro de que está escrita bien, puede agregarla a su diccionario personal para evitar futuras correcciones innecesarias. Esto suele pasar porque a veces usamos nombres, acrónimos y/o siglas que no son conocidas y no están programadas en el sistema, así que Word las toma por error.
Atención a las palabras homófonas
Las palabras que suenan igual, pero se escriben de manera diferente, como "casa" y "caza", pueden ser errores comunes, pues si usted la escribe mal el corrector no lo tomará como error, pues sí existe la palabra. Verifique cuidadosamente si las palabras que escribe tienen sentido.
Utilice el diccionario de sinónimos
A veces puede repetir muchas veces una palabra en un texto. Si no sabe qué otra usar, Word ofrece un diccionario de sinónimos que le permite encontrar palabras similares para mejorar la elección de palabras. Además, puede aprovechar esta opción para aprender nuevas palabras.
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Verifique la ortografía y gramática manualmente
Al finalizar, realice una verificación manual de ortografía y gramática en Word. Para hacerlo, resalte el texto que desea revisar o verifique todo el documento si lo prefiere. Luego diríjase a la pestaña revisar en la parte superior de la ventana de Word y haga clic en ortografía y gramática. Word revisará el texto y resaltará cualquier error ortográfico o gramatical. Siga las sugerencias que se ofrecen y haga las correcciones necesarias.
Para finalizar, es preciso recordar que aunque Word ofrezca sugerencias de corrección, esto no va a sustituir su conocimiento, pues puede que el sistema omita información o se confunda. Para asegurarse que todo esté correcto, siempre verifique las correcciones propuestas y comprenda por qué se sugieren cambios. En caso de tener dudas, consulte recursos adicionales.
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